ข้อมูลและการจัดการข้อมูล
ความหมายของข้อมูล
ข้อมูล คือ
ข้อเท็จจริงที่มารวบรวมไว้และมีความหมาย อาจเกี่ยวข้องกับคน
สิ่งของหรือเหตุการณ์อื่นๆในการประมวลผลของคอมพิวเตอร์
นิยมใช้เป็นส่วนนำเข้าพื้นฐานเพื่อให้ได้สารสนเทศสำหรับการช่วยตัดสินใจเพื่อนำเอาไปใช้ประโยชน์อื่นๆอีกได้ตามต้องการ
โดยปกติข้อมูลที่จะนำมาใช้ประมวลผลจะมีอยู่กระจัดกระจายทั่วไป
เมื่อต้องการใช้จำเป็น
ต้องมีการจัดเรียงใหม่ให้อยู่ในรูปแบบที่สามารถนำเอามาใช้ได้อย่างเป็นระบบ
เพื่อให้ข้อมูลนั้นสามารถนำเอาไปใช้ได้ตรงตามความต้องการและมีระเบียบมากยิ่งขึ้น
แหล่งข้อมูล ข้อมูลถือได้ว่าเป็นองค์ประกอบหนึ่งที่สำคัญสำหรับการประมวลผลด้วยคอมพิวเตอร์
ในยุคโลกาภิวัตน์ ที่การติดตั้งสื่อสารไม่ได้จำกัดและระยะทางหรือพรมแดนอีกต่อไป
ยิ่งทำให้ข้อมูลถูกเผยแพร่และกระจายการใช้การใช้งานมากยิ่งขึ้น
ข้อมูลสำหรับการนำมาประมวลผลด้วยคอมพิวเตอร์นั้นจะได้มาจากแหล่ง มีมา 2
ประเภทด้วยกันคือ
1. แหล่งข้อมูลภายใน
เป็นแหล่งกำเนิดของข้อมูลที่อยู่ในองค์กรทั่วไป
ข้อมูลที่ได้มานั้นอาจมาจากพนักงานหรือมีอยู่แล้วในองค์กร เช่น ยอดขายประจำปี
ข้อมูลผู้ถือหุ้น รายงานกำไรขาดทุน รายชื่อพนักงาน
ข้อมูลเหล่านี้จะให้ข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับข้อเท็จจริงต่างๆภายในองค์กรแต่เพียงอย่างเดียว
อาจเป็นข้อมูลที่เปิดเผยให้กับบุคคลภายนอกทราบหรือไม่ก็ได้
2.แหล่งข้อมูลภายนอก
เป็นแหล่งกำเนิดข้อมูลที่อยู่ภายนอกองค์กร
โดยทั่วไปแล้วสามารถนำข้อมูลต่าง
ๆเหล่านั้นมาใช้ประโยชน์ในองค์กรหรือนำมาใช้กับการประมวลผลด้วยคอมพิวเตอร์
เพื่อให้ได้ระบบงานที่สมบูรณ์ขึ้น ข้อมูลเหล่านี้เช่น ข้อมูลลูกค้า เจ้าหนี้
อัตราดอกเบี้ยสถาบันการเงินคุณสมบัติของข้อมูลที่ดี
ข้อมูลที่นำมาใช้ประมวลผลเพื่อให้ได้สารสนเทศที่ต้องการนั้น
อาจได้มาจากทั้งแหล่งข้อมูลภายในหรือภายนอกองค์กร ซึ่งหากได้ข้อมูลที่ดีย่อมหมายถึงความได้เปรียบในการดำเนินการตามไปด้วย
ซึ่งจำเป็นต้องมีคุณสมบัติขั้นพื้นฐาน ดังนี้ ความถูกต้อง Accuracy
ข้อมูลที่ดีต้องมีความถูกต้องเพื่อให้สามารถนำเอาไปใช้ประโยชน์ได้
ข้อมูลที่ไม่เป็นจริงและมีความคลาดเคลื่อนอยู่มาก อาจก่อให้เกิดความเสียหายต่อการเอาข้อมูลนั้นเอาไปใช้ต่ออีกได้ มีความเป็นปัจจุบันUpdate
ข้อมูลที่ดีจำมูลเป็นต้องมีการปรับปรุงแก้ไขให้มีความเป็นปัจจุบันอยู่เสมอเนื่องจากปกติข้อมูลจะมีลักษณะคงที่
เว้นแต่ว่าจะมีผู้ที่มาแก้ไขเปลี่ยนแปลงข้อมูลนั้นเสียใหม่
อีกทั้งเหตุการณ์ต่างๆมักเกิดใหม่อยู่ตลอดเวลา
ตรงตามความต้องการ Relevance
ควรมีการสำรวจเกี่ยวกับขอบเขตของข้อมูลที่จะมาใช้ให้สอดคล้องและตรงกับความต้องการของหน่วยงานให้มากที่สุด
ข้อมูลนั้นถึงแม้จะถูกต้องมากแค่ไหนแต่หากไม่สอดคล้องกับความต้องการก็ไม่สามารถนำไปใช้ประโยชน์หรือช่วยในการตัดสินใจใดๆ
ได้ ความสมบูรณ์ Complete การนำเอาข้อมูลมาใช้ประโยชน์นั้นจะต้องมีความสมบูรณ์ของข้อมูลมากพอ
จึงจะทำให้การนำเอาไปใช้นั้นเกิดประโยชน์อย่างเต็มที่
การเก็บรวบรวมข้อมูลสามารถทำได้มากกว่าหนึ่งครั้งเพื่อให้ได้ข้อมูลที่สมบูรณ์จริงๆ
เช่น การเก็บข้อมูลเชิงสถิติหรือวัดค่าเฉลี่ยอาจต้องเก็บรวบรวมข้อมูลโดยการออกแบบสอบถามรอบแรกเสียก่อนหรือที่เรียกว่า
ข้อมูลปฐมภูมิ ความสมบูรณ์ของข้อมูลนี้อาจรวมถึงข้อมูลนั้นต้องมีความครบถ้วนด้วย
สามารถตรวจสอบได้ Verifiable ข้อมูลที่อยู่ในปัจจุบันอาจหามาได้จากแหล่งข้อมูลหลายๆที่ซึ่งอาจมีทั้งข้อมูลที่เชื่อถือได้หรือข้อมูลซึ่งเป็นกลลวงของคู่แข่ง
ดังนั้นห่างต้องการนำมาประมวลผลจึงควรเลือกข้อมูลที่สามารถตรวจสอบแหล่งที่มา
หรือแหล่งที่มีหลักฐานอ้างอิงต่างๆเสียก่อน เพื่อป้องกันข้อมูลที่ไม่เกิดประโยชน์และอาจนำผลเสียหายมาให้ได้
การแบ่งลำดับชั้นของการจัดการข้อมูล Hierarchy of
Data
ในการจักการข้อมูลนั้นจะมีการจัดแบ่งข้อมูลออกเป็นลำดับเพื่อง่ายต่อการเรียกใช้และประมวลผล
ซึ่งจะขออธิบายเกี่ยวกับลำดับชั้นข้อมูลพื้นฐานในการจักการข้อมูลนั้นจะมีการจัดแบ่งข้อมูลออกเป็นลำดับเพื่อง่ายต่อลำดับชั้นของการจัดการข้อมูล
บิต (Bit = Binary Digit)
เป็นลำดับชั้นของหน่วยข้อมูลที่เล็กที่สุด
ดังที่ทราบกันดีแล้วว่าข้อมูลที่จะทำงานร่วมกับคอมพิวเตอร์ได้นั้น
จะต้องเอามาแปลงให้อยู่ในรูปของเลขฐานสองเสียก่อนคอมพิวเตอร์จึงจะเข้าใจและทำงานตามที่ต้องการได้
เมื่อแปลงแล้วจะได้ตัวเลขแทนสถานะเปิดและปิด ของสัญญาณไฟฟ้าที่เรียกว่า บิต เพียง
2 ค่าเท่านั้นคือ บิต 0 และบิต 1ไบต์ (Byte) เมื่อนำบิตมารวมกันหลายๆบิต
จะได้หน่วยข้อมูลกลุ่มใหม่ที่เรียกว่า ไบต์ (Byte) ซึ่งจำนวนของบิตที่ได้นั้นแต่ละกลุ่มอาจมีมากหรือน้อยบ้าง
ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับชนิดของรหัสที่ใช้เก็บ แต่โดยปกติกับการใช้งานในรหัสแอสกีทั่วไปจะได้กลุ่มของบิต
8 บิตด้วยกัน ซึ่งนิยมมาแทนเป็นรหัสของตัวอักษร บางครั้งจึงนิยมเรียกข้อมูล 1
ไบต์ว่าเป็น 1 ตัวอักษร
ฟีลด์ หรือเขตของข้อมูล (Field)
ประกอบด้วยกลุ่มของตัวอักษรหรือไบต์ตั้งแต่ 1
ตัวขึ้นไปมาประกอบกันเป็นหน่วยข้อมูลที่ใหญ่ขึ้นแล้วแสดงลักษณะหรือความหมายอย่างใดอย่างหนึ่ง
ยกตัวอย่างเขตข้อมูลเกี่ยวกับพนักงาน เช่น รหัสพนักงาน ชื่อ นามสกุล เงินเดือน
ตำแหน่ง
เรคคอร์ด (Record)
เป็นกลุ่มของเขตข้อมูลหรือฟีลด์ที่มีความสัมพันธ์กัน
และนำมาจัดเก็บรวมกันเป็นหน่วยใหม่ที่ใหญ่ขึ้นเพียงหน่วยเดียว
ปกติในการจัดการข้อมูลใดมักประกอบด้วยเรคคอร์ด
ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับขนาดของข้อมูลเป็นหลักไฟล์ หรือแฟ้มตารางข้อมูล (File)ไฟล์ หรือแฟ้มข้อมูล
เป็นการนำเอาข้อมูลทั้งหมดหลายๆเรคคอร์ดที่ต้องการจัดเก็บมาเรียงอยู่ในรูแปบของแฟ้มตารางข้อมูลเดียวกัน
เช่น แฟ้มตารางข้อมูลเกี่ยวกับคะแนนนักศึกษาวิชาเทคโนโลยีสารสนเทศ
อาจประกอบด้วยเรคคอร์ดของนักศึกษาหลายๆคนที่เก็บข้อมูลเกี่ยวกับ รหัสนักศึกษา ชื่อ
นามสกุล และคะแนนที่ได้
ฐานข้อมูล (Database) เกิดจากการรวบรวมเอาแฟ้มตารางข้อมูลหลายๆแฟ้มที่มีความสัมพันธ์กันมาเก็บรวมกันไว้ที่เดียว
โดยจะมีการเก็บคำอธิบายเกี่ยวกับโครงสร้างฐานข้อมูลหรือที่เรียกว่า
พจนานุกรมข้อมูล (data dictionary) ซึ่งจะใช้อธิบายลักษณะของข้อมูลที่เก็บไว้
เป็นต้นว่า โครงสร้างของแต่ละตารางเป็นอย่างไร ประกอบด้วยฟีลด์อะไรบ้าง
คุณลักษณะของแต่ละฟีลด์และความสัมพันธ์ของแต่ละแฟ้มเป็น
ฐานข้อมูลมักเกี่ยวข้องกับการดำรงชีวิตประจำวันของเรา ดังนี้
1.ฐานข้อมูลทะเบียนราษฎร์ จัดเก็บข้อมูลเกี่ยวกับประชากรในประเทศไทยทั้งหมด
เช่น ข้อมูลการเกิด การตายการย้ายหรือเปลี่ยนแปลงที่อยู่
2.ฐานข้อมูลทะเบียนนักศึกษา
ซึ่งจัดเก็บข้อมูลเกี่ยวกับประวัตินักศึกษา เช่น ผลการเรียน ความประพฤติ
3.ฐานข้อมูลบุคลากร
ซึ่งจัดเก็บข้อมูลเกี่ยวข้องกับพนักงานทั้งหมดในองค์กร เช่น ประวัติการทำงาน ประวัติการศึกษา
คู่สมรส บุตร สุขภาพการเจ็บป่วยเป็นต้น
การจัดโครงสร้างของแฟ้มข้อมูล (File
Organization)
¢โดยปกติแฟ้มข้อมูลจะถูกเก็บไว้ในหน่วยความจำสำรอง (secondary
storage) เช่น ฮาร์ดดิสก์
เนื่องจากมีความจุข้อมูลสูงและสามารถเก็บได้ถาวรแม้จะปิดเครื่องไป ซึ่งการจัดเก็บนี้จะต้องมีวิธีกำหนดโครงสร้าง
โดยมีวัตถุประสงค์เพื่อให้การจัดเก็บและเข้าถึงข้อมูลมีความรวดเร็ว ถูกต้อง
และเหมาะสมกับความต้องการ
การเข้าถึงและค้นคืนข้อมูลจะอาศัยคีย์ฟีลด์ในการเรียกค้นด้วยเสมอ
การจัดโครงสร้างของแฟ้มข้อมูลอาจจะแบ่งได้เป็น 3 ลักษณะดังนี้
1. โครงสร้างของแฟ้มข้อมูลแบบเรียงลำดับ (Sequential
File Structure) เป็นโครงสร้างของแฟ้มข้อมูลชนิดพื้นฐานที่สามารถใช้งานได้ง่ายที่สุด
เนื่องจากมีลักษณะการจัดเก็บข้อมูลแบบเรียงลำดับเรคคอร์ดต่อเนื่องกันไปเรื่อยๆ
การอ่านหรือค้นคืนข้อมูลจะข้ามลำดับไปอ่านตรงตำแหน่งใดๆที่ต้องการโดยตรงไม่ได้
เมื่อต้องการอ่านข้อมูลที่เรคคอร์ดใดๆโปรแกรมจะเริ่มอ่านตั้งแต่เรคคอร์ดแรกไปเรื่อยๆจนกว่าจะพบเรคคอร์ดที่ต้องการ
ก็จะเรียกค้นคืนเรคคอร์ดนั้นขึ้นมา
การใช้ข้อมูลเรียงลำดับนี่จึงเหมาะสมกับงานประมวลผลที่มีการอ่านข้อมูลต่อเนื่องกันไปเรื่อยๆตามลำดับและปริมาณครั้งละมากๆตัวอย่างเช่น
ใบแจ้งหนี้ค่าบริการไฟฟ้า น้ำประปา
ค่าโทรศัพท์หรือค่าบริการสาธารณูปโภคอื่นๆที่มีเรคคอร์ดของลูกค้าจำนวนมาก เป็นต้น
2.
แฟ้มข้อมูลแบบนี้ถ้าเป็นเครื่องคอมพิวเตอร์ระดับเมนเฟรมขนาดใหญ่ก็จะจัดเก็บอยู่ในอุปกรณ์ประเภทเทปแม่เหล็ก
(magnetic tape) ซึ่งมีการเข้าถึงแบบลำดับ (Sequential
access) เวลาอ่านข้อมูลก็ต้องเป็นไปตามลำดับด้วย
คล้ายกับการเก็บข้อมูลเพลงลงบนเทปคาสเซ็ต
ซึ่งสมมติว่าในม้วนเทปหนึ่งมีการเก็บเพลงได้ 10 เพลง ความยาวเพลงละ 3 นาที
ซึ่งหากต้องการค้นหาเพลงใดก็ต้องเริ่มต้นจากเพลงแรกไปเป็นลำดับจนกว่าจะพบ2.
โครงสร้างของแฟ้มข้อมูลแบบสุ่ม (Direct/Random File Structure)
¢เป็นลักษณะของโครงสร้างแฟ้มข้อมูลที่เข้าถึงได้โดยตรง
เมื่อต้องการอ่านค่าเรคคอร์ดใดๆสามารถทำการเลือกหรืออ่านค่านั้นได้ทันที
ไม่จำเป็นต้องผ่านเรคคอร์ดแรกๆเหมือนกับแฟ้มข้อมูลแบบเรียงลำดับ
ซึ่งทำให้การเข้าถึงข้อมูลได้รวดเร็วกว่า
ปกติจะมีการจัดเก็บในสื่อที่มีลักษณะการเข้าถึงได้โดยตรงประเภทจานแม่เหล็ก เช่น
ดิสเก็ตต์, ฮาร์ดดิสก์หรือ CD-ROM เป็นต้น
3. โครงสร้างของแฟ้มข้อมูลแบบลำดับเชิงดรรชนี (Index
Sequential File Structure)
เป็นลักษณะของโครงสร้างแฟ้มข้อมูลที่อาศัยกระบวนการที่เรียกว่า ISAM
(Index Sequential Access Method ) ซึ่งรวมเอาความสามารถในการเข้าถึงข้อมูลแบบสุ่มและแบบเรียงตามลำดับเข้าไว้ด้วยกัน
การจัดโครงสร้างแฟ้มข้อมูลวิธีนี้ ข้อมูลจะถูกจัดเก็บเรียงกันตามลำดับไว้บนสื่อแบบสุ่ม
เช่น ฮาร์ดดิสก์ และการเข้าถึงข้อมูลจะทำผ่านแฟ้มข้อมูลลำดับเชิงดรรชนี (Index
Sequential File) ซึ่งทำหน้าที่ช่วยชี้และค้นหาข้อมูลที่ต้องการได้
สามารถทำงานได้ยืดหยุ่นกว่าวิธีอื่นๆโดยเฉพาะกับกรณีที่ข้อมูลในการประมวลผลมีจำนวนมากๆ
โครงสร้างแฟ้มข้อมูลแบบนี้จะมีหลักการทำงานคล้ายกับรูปแบบดรรชนีท้ายเล่มหนังสือที่มีการจัดเรียงหัวเรื่องแยกไว้เป็นลำดับตามหมวดหมู่อักษรตั้งแต่
A-Z หรือ ก-ฮ เมื่อสนใจหัวเรื่องใดโดยเฉพาะ
ผู้อ่านสามารถไล่ค้นได้จากชื่อหัวเรื่องที่พิมพ์เรียงกันไว้เป็นลำดับนั้นเพื่อดูหมายเลขหน้าได้
ซึ่งทำให้ง่ายและสะดวกมากยิ่งขึ้นเปรียบเทียบโครงสร้างแฟ้มข้อมูลแต่ละประเภท
การจัดการเกี่ยวกับโครงสร้างของแฟ้มข้อมูล
ควรคำนึงถึงความสามารถด้านเวลาในการเข้าถึงข้อมูล
ของอุปกรณ์ที่ใช้จัดเก็บด้วย
การจัดการเกี่ยวกับโครงสร้างของแฟ้มข้อมูลอาจเปรียบเทียบได้กับการเลือกค้นหรืออ่านเนื้อหาข้อมูลในหนังสือที่ย่อมขึ้นอยู่กับความต้องการและความสะดวกของผู้ใช้เป็นหลักความแตกต่างของการจัดการเกี่ยวกับโครงสร้างของแฟ้มข้อมูลทั้ง
3 ประเภท จะเปรียบเทียบคุณสมบัติต่างๆ ดังต่อไปนี้
การเปรียบเทียบโครงสร้างของแฟ้มข้อมูล
1 . โครงสร้างแฟ้ม แบบเรียงลำดับ
ข้อดี - เสียค่าใช้จ่ายน้อยและใช้งานได้ง่ายกว่าวิธีอื่นๆ
- เหมาะกับงานประมวลผลที่มีการอ่านข้อมูลแบบเรียงลำดับและในปริมาณมาก
- สื่อที่ใช้เก็บเป็นเทปซึ่งมีราคาถู
ข้อเสีย -
การทำงานเพื่อค้นหาข้อมูลจะต้องเริ่มทำตั้งแต่ต้นไฟล์เรียงลำดับไปเรื่อย จนกว่าจะหาข้อมูลนั้นเจอ ทำให้เสียเวลาค่อนข้างมาก
- ข้อมูลที่ใช้ต้องมีการจัดเรียงลำดับก่อนเสมอ
สื่อที่ใช้เก็บ เทปแม่เหล็ก เช่น เทปคาสเซ็ต
2.โครงสร้างแฟ้ม แบบสุ่ม
ข้อดี สามารถทำงานได้เร็ว
เพราะมีการเข้าถึงข้อมูลเรคคอร์ดแบบเร็วมาก เพราะไม่ต้องเรียงลำดับข้อมูลก่อนเก็บลงไฟล์
- เหมาะสมกับการใช้งานธุรกรรมออนไลน์ หรืองานที่ต้องการแก้ไข เพิ่ม
ลบรากการเป็นประจำ
ข้อเสีย ไม่เหมาะกับงานประมวลผลที่อ่านข้อมูลในปริมาณมาก
- การเขียนโปรแกรมเพื่อค้นหาข้อมูลจะซับซ้อน
- ไม่สามารถเข้าถึงข้อมูลแบบเรียงลำดับได้
สื่อที่ใช้เก็บ จานแม่เหล็กเช่น ดิสเก็ตต์, ฮาร์ดดิสก์หรือ CD-ROM
3.โครงสร้างแฟ้มแบบ ลำดับเชิงดรรชนี
ข้อดี -
สามารถรองรับการประมวลผลได้ทั้ง 2 แบบคือ
แบบลำดับและแบบสุ่ม
- เหมาะกับงานธุรกรรมออนไลน์
ด้วยเช่นเดียวกัน
ข้อเสีย -
สิ้นเปลืองเนื้อที่ในการจัดเก็บดรรชนีที่ใช้อ้างอิงถึงตำแหน่งของข้อมูล
- การเขียนโปรแกรมเพื่อค้นหาข้อมูลจะซับซ้อน
- การทำงานช้ากว่าแบบสุ่ม
และมีค่าใช้จ่ายสูง
สื่อที่ใช้เก็บจานแม่เหล็ก
เช่น ดิสเก็ตต์, ฮาร์ดดิสก์หรือ CD-ROM
ประเภทของแฟ้มข้อมูล File type
นอกจากจะแบ่งแฟ้มข้อมูลที่มีตามรูปแบบหรือโครงสร้างการจัดเก็บดังในหัวข้อนี้แล้ว
เรายังอาจแบ่งประเภท ของแฟ้มข้อมูลตามลักษณะเนื้อหาของข้อมูลที่เก็บเป็น 2 ประเภท
คือ
1. แฟ้มหลัก Master file แฟ้มหลัก เป็นแฟ้มข้อมูลที่มีความถี่ของการเปลี่ยนแปลงข้อมูลไม่บ่อยมากนัก
แฟ้มหลักลูกค้าธนาคารซึ่งจะเก็บข้อมูลของลูกค้า เช่น ชื่อ ที่อยู่ หมายเลขบัญชี
2. แฟ้มรายการเปลี่ยนแปลง Transaction file แฟ้มรายการเปลี่ยนแปลง
เป็นแฟ้มข้อมูลที่มีการเปลี่ยนหรือแก้ไขของรายการข้อมูลภายในค่อนข้างบ่อย
และทำบัตรประจำตัวต่อเนื่องหรือเกิดขึ้นทุกวัน
ระบบฐานข้อมูล
จากปัญหาของการประมวลผลแฟ้มข้อมูลข้างต้น
แนวคิดของการแก้ปัยหาดังกล่าวจะใช้วิธีการจัดเก็บรวบรวมแฟ้มข้อมูลที่มีความสัมพันธ์กันนำมาจัดเรียงรวมกันเสียใหม่อย่างเป็นระบบเพื่อให้สะดวกต่อการค้นหาและเรียกใช้ข้อมูลร่วมกัน
โดยจัดทำเป็น ระบบฐานข้อมูล นั่นเอง
ระบบฐานข้อมูลสามารถใช้งานได้ทั้งกับเครื่องคอมพิวเตอร์เครื่องเดียว (Standalone)
เช่น
ระบบฐานข้อมูลสินค้าคงคลังสำหรับองค์กรขนาดเล็กที่ต้องการจัดเก็บฐานข้อมูลสินค้าไว้เฉพาะในคอมพิวเตอร์เครื่องที่พนักงานบัญชีใช้เพียงเครื่องเดียว
หรือจะประยุกต์ใช้กับเครื่องคอมพิวเตอร์แบบแม่ข่าย (Server)
ผ่านระบบ LAN หรืออินเตอร์เน็ตก็ได้
ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับลักษณะของงานที่ต้องการเป็นหลัก
ตัวอย่างของการใช้งานระบบฐานข้อมูลกับเครื่องคอมพิวเตอร์แม่ข่าย เช่น
การประยุกต์ใช้ฐานข้อมูลบนเว็บ (web database) สำหรับการเก็บข้อมูลสินค้า
ข้อมูลการสั่งซื้อ ข้อมูลยอดขาย ข้อมูลเกี่ยวกับการเรียน
หรือข้อมูลอื่นๆที่ยินยอมให้ผู้ใช้เรียกดูข้อมูลเหล่านี้ได้
โดยผ่านเครือข่ายอินเทอร์เน็ตซึ่งใช้กันอย่างแพร่หลายในปัจจุบัน
การนำเอาระบบฐานข้อมูลมาใช้งานนั้นจะช่วยให้การทำงานมีความสะดวกมากยิ่งขึ้น
หากต่างคนต่างเก็บข้อมูลเอง ไม่ได้นำมาเก็บรวมกันเป็นฐานข้อมูลกลาง
อาจส่งผลให้เกิดปัญหาต่างๆตามมาอีกได้ เช่น ความซ้ำซ้อนของการจัดเก็บข้อมูล หรือปัญหาของข้อมูลที่ไม่ตรงกัน
การนำระบบฐานข้อมูลมาใช้จัดการกับข้อมูลนั้นมีแนวคิดที่ตั้งอยู่บนพื้นฐานดังนี้
- ลดความซ้ำซ้อนกันของข้อมูล
(Reduced data redundancy
- ลดความขัดแย้งของข้อมูล (Reduced
data inconsistency)
-
การรักษาความคงสภาพของข้อมูล (Improved data integrity)
- ใช้ข้อมูลร่วมกันได้ (Shared
data)
-
ง่ายต่อการเข้าถึงข้อมูล (Easier access)
-
ลดระยะเวลาการพัฒนาระบบงาน (Reduced development time)
นอกจากนี้ฐานข้อมูลยังช่วยในเรื่องการรักษาความปลอดภัยของข้อมูล
โดยผู้ดูแลระบบจะสามารถกำหนดสิทธิ์ได้ว่าให้ใครหรือผู้ใช้คนใดทำอะไรได้หรือไม่ได้บ้าง
เมื่อนำไปใช้ร่วมกับการพัฒนาระบบงานโปรแกรมฐานข้อมูล (Database
application) ก็จะทำให้ระบบงานมีประสิทธิภาพมากขึ้นตามไปด้วย
โดยผู้ใช้โปรแกรมในแต่ละระดับก็สามารถใช้งานได้แตกต่างกัน
เครื่องมือสำหรับจัดการฐานข้อมูล
(DBMS)
โดยปกติในการจัดการฐานข้อมูลด้วยคอมพิวเตอร์นั้นจะมีโปรแกรมที่เรียกว่า
ระบบการจัดการฐานข้อมูลหรือ DBMS (Database Management Systems) ซึ่งเปรียบเสมือนเป็นผู้จัดการฐานข้อมูลนั่นเอง
โปรแกรมประเภทนี้มีการผลิตออกมาหลายระบบด้วยกัน แต่ที่ได้รับความนิยมและเป็นที่รู้จักกันดีคือ
ระบบการจัดการฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์หรือ RDBMS (Relational Database
ลักษณะของ DBMS
ระบบการจัดการฐานข้อมูลหรือ DBMS จะอำนวยความสะดวกกับผู้ใช้
คือสามารถใช้งานได้โดยที่ไม่จำเป็นต้องทราบถึงโครงสร้างทางกายภาพของข้อมูลในระดับที่ลึกมากเหมือนกับการเขียนโปรแกรมของโปรแกรมเมอร์
ระบบดังกล่าวจะยอมให้ผู้ใช้กำหนดโครงสร้างและดูแลรักษาฐานข้อมูลได้เป็นอย่างดี
และยังสามารถควบคุมการเข้าถึงข้อมูลในส่วนต่างๆตามระดับการใช้งานของผู้ใช้แต่ละคนด้วย
เราอาจพบเห็นการใช้งาน DBMS สำหรับการจัดการฐานข้อมูลได้ในองค์กรธุรกิจโดยทั่วไป
เช่น ระบบข้อมูลลูกค้า ระบบสินค้าคงคลัง ระบบงานลงทะเบียน ระบบงานธุรกรรมออนไลน์
DBMS เป็นเหมือนตัวกลางที่ยอมให้ผู้ใช้เข้าค้นคืนข้อมูลได้โดยมีเครื่องมือสำคัยคือ
ภาษาที่ใช้จัดการกับข้อมูลโดยเฉพาะเรียกว่า ภาษาเรียกค้นข้อมูล หรือ ภาษาคิวรี่ (query
language) ซึ่งประกอบด้วยคำสั่งสำหรับเรียกใช้ข้อมูล
แก้ไขเปลี่ยนแปลงหรือลบข้อมูล
และยังสามารถนำไปใช้ร่วมกับการพัฒนาโปรแกรมประยุกต์ทางด้านฐานข้อมูล (Database
application) ได้เป็นอย่างดี
ภาษาคิวรี่ (Query language) เป็นภาษาที่ใช้สำหรับสอบถามหรือจัดการฐานข้อมูลใน
DBMS โดยภาษาประเภทนี้ที่ได้รับความนิยมสูงสุดคือ ภาษา SQL
(Structure Query language ) คิดค้นโดยนักวิทยาศาสตร์ของไอบีเอ็มในทศวรรษที่
1970 มีรูปแบบคำสั่งที่คล้ายกับประโยคในภาษาอังกฤษมาก ซึ่งปัจจุบันองค์กร ANSI
(American National Standard Institute) ได้ประกาศให้ SQL เป็นภาษามาตรฐานสำหรับสำหรับระบบการจัดการฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์ (Relational
Database Management System หรือ RDBMS) ซึ่งเป็นระบบ
DBMS แบบที่ใช้กันแพร่หลายที่สุดในปัจจุบัน
ระบบการจัดการฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์ ทุกระบบจะใช้คำสั่งพื้นฐานของภาษา SQL ได้เหมือนกันแต่อาจมีคำสั่งพิเศษที่แตกต่างกันบ้าง
เนื่องจากบริษัทผู้ผลิตแต่ละรายก็พยายามทีจะพัฒนา RDBMS ของตนเองให้มีลักษณะที่เด่นกว่าระบบอื่นโดยเพิ่มคุณสมบัติที่เกินข้อจำกัดของ
ANSI ซึ่งคิดว่าเป็นประโยชน์ต่อผู้ใช้เข้าไป
ตัวอย่างของคำสั่ง SQL มีดังนี้
DELETE
ใช้สำหรับลบข้อมูลหรือลบเรคคอร์ดใดๆในฐานข้อมูล
INSERT ใช้สำหรับเพิ่มข้อมูลหรือเพิ่มเรคคอร์ดใดๆในฐานข้อมูล
SELECT ใช้สำหรับเลือกข้อมูลหรือเลือกเรคคอร์ดใดๆที่ต้องการจากฐานข้อมูล
UPDATE ใช้สำหรับแก้ไขข้อมูลหรือแก้ไขเรคคอร์ดใดๆในฐานข้อมูล
แผนผังความสามารถโดยทั่วไปของระบบการจัดการฐานข้อมูล
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น